Manajemen payroll seringkali menjadi perhatian khusus dari perusahaan karena membutuhkan pendataan yang akurat, merinci, serta krusial. Karena berpengaruh terhadap penggajian dan tunjangan karyawan, manajemen payroll harus dilakukan dengan cepat dan tepat. Di sisi lain, software ERP adalah sebuah perangkat yang mempermudah operasional kerja suatu perusahaan. Integrasi dan otomatisasi sistem membuat manajemen yang rumit menjadi mudah termasuk dalam payroll. Berikut ini alasan mengapa software ERP menjadi solusinya.

Baca juga: Kebutuhan Perusahaan Outsourcing Terhadap Sistem ERP

• Perhitungan Gaji, PPh, dan BPJS Otomatis

Manfaat ERP untuk payroll adalah kemudahan dalam mengelola komponen gaji karyawan. Dengan menggunakan perangkat lunak ERP, Anda dapat secara otomatis menyesuaikan gaji setiap pegawai di perusahaan. Anda nanti akan diminta untuk mengisi data karyawan di sistem. Nantinya, hasil pendapatan dapat disesuaikan dengan aturan pemotongan upah yang berlaku.

Selain otomatis menghitung gaji, perhitungan pajak dan BPJS juga sekaligus terhitung. Setelah menentukan total gaji, sistem akan secara otomatis menghitung pemotongan pajak, asuransi dan BPJS kesehatan/ketenagakerjaan. Semua pemotongan diterapkan langsung ke gaji kotor dan secara otomatis dikreditkan ke akun karyawan.

• Permohonan Izin yang Mudah

Dengan sistem ERP payroll, permintaan untuk izin, cuti, atau perubahan shift dapat dilakukan dengan mudah yaitu secara online. Jadi, karyawan tidak perlu repot meminta persetujuan melalui formulir yang dicetak atau bertemu langsung dengan HRD sambil menunggu izin di-acc oleh atasan lainnya. Karena ini juga mempengaruhi gaji yang didapatkan karyawan.

Cara pengajuan izin di sistem ERP tentunya lebih efektif untuk diaplikasikan di era digital seperti sekarang. Seperti yang Anda ketahui, banyak pekerja juga sudah tech savvy dan menyukai hal-hal yang praktis dan otomatis. 

• Akses Mudah dan Serba Online

Fitur ini tidak hanya dirasakan oleh karyawan tetapi juga para pemilik perusahaan. Dengan menggunakan ERP, setiap karyawan bisa mengecek data penting yang mereka butuhkan. Karyawan bisa mengecek slip gaji, jatah izin/cuti, tunjangan, dsb. Pemilik perusahaan juga bisa mengamati kinerja para karyawan melalui presensi karyawan.

Peninjauan karyawan juga bisa didapatkan dengan mudah karena akses data secara online kapanpun dimanapun. Dengan adanya akses yang mudah ini, pihak HRD juga akan dimudahkan karena tinggal melihat sistem saja.

• Berkas Terorganisir dan Paperless

Berkas-berkas HRD tidak lagi berserakan dan sulit dicari saat dibutuhkan. Jika selama ini penyimpanan dilakukan secara manual, resiko kerusakan dan kehilangan berkas akan lebih tinggi. Dokumen pribadi karyawan seperti fotokopi berkas, slip gaji, sertifikat, dll. tersimpan di server cloud dengan aman.

Dokumen juga sudah diorganisir dengan nama dan folder sesuai kategori. Selain itu, seluruh dokumen tidak butuh kertas lagi karena menggunakan metode upload. Di masa kini, paperless menjadi salah satu perhatian sebagai bentuk menjaga lingkungan.

• Adanya Notifikasi Pengelolaan SDM

Pada dashboard ERP, terdapat bagian notifikasi yang memuat pemberitahuan akan berbagai aspek pengelolaan SDM. Notifikasi ini termasuk reminder dari kantor seperti pengumuman peraturan baru, kelebihan/kekurangan nominal gaji, dan masalah yang berkaitan dengan SDM lainnya. Dari segi perusahaan, HRD akan mendapat notifikasi terkait kontrak karyawan yang akan habis, usia karyawan yang akan mencapai pensiun, adanya pengajuan cuti/izin, dan kebutuhan karyawan lainnya.

• Rekap Data Mudah dan Praktis

Rekapitulasi data merupakan salah satu pekerjaan yang melelahkan. HRD harus merekap data puluhan, ratusan, bahkan ribuan karyawan setiap kurun waktu tertentu. Jika Anda menggunakan sistem ERP, rekap data sudah terekam dan cukup Anda akses di sistem. Semua data kehadiran sudah otomatis tercatat dan bisa Anda ekspor ke dalam file excel. 

Memilih ERP dengan Fitur Lengkap

Karena sistem ERP menjadi solusi utama manajemen payroll, Anda tidak bisa asal memilih vendor. Solusi-solusi di atas bisa Anda dapatkan dari Folarium, sistem ERP dengan tampilan user friendly, fitur lengkap, dan bisa dikustomisasi sesuai kebutuhan Anda. Meskipun Anda membutuhkan budgeting yang cukup di awal, Anda akan memperoleh produktivitas tinggi dan bisa menghemat biaya HR management di masa depan. 

Software ERP bisa menjadi solusi terbaik dalam manajemen payroll perusahaan Anda. Selain memudahkan HR, ERP juga memudahkan seluruh pihak user di perusahaan. Tentunya, manajemen yang rapi dan terorganisir akan meningkatkan produktivitas perusahaan dan bisnis Anda.