Time & Steps Sample

Document

• Buat daftar/checklist
  • Tantangan operasional yang saat ini sedang dihadapi oleh Perusahaan mulai dari tingkat manajemen dan dari setiap bagian atau divisi
  • Kebutuhan perusahaan untuk penggantian sistem. Bisa saja Perusahan saat ini tidak mengalami kendala operasional, namun sesuai visi perusahaan yang akan berkembang pada tahun-tahun mendatang, dan sistem yang saat ini digunakan sudah tidak dapat lagi mendukung perkembangan Perusahaan.
  • Beri Bobot dari kedua poin diatas agar kita dapat mengetahui kepentingan dari setiap kendala operasional dan kebutuhan, sehingga kita dapat dengan mudah dalam menentukan prioritas.
• Lakukan analisis perencanaan perubahan pasca implementasi
  • Perubahan Teknologi
  • Perubahan Bisnis Proses
  • Perubahan Kebijakan / Wewenang
  • Perubahan Kultur Perusahaan (Culture)
• Persiapkan seluruh dokumen pendukung pelaksanan berdasarkan poin diatas antara lain
  • Business Process
  • Work Flow
  • Struktur Organisasi
  • Kebijakan / Wewenang
  • Daftar Output
  • Laporan & Form

Resource

• Terkait SDM / Personil
  • Sosialisasikan lebih dini terkait perubahan budaya kerja, cara kerja serta kebijakan
  • Tunjuk perwakilan dari masing-masing divisi sebagai tim sukes implementasi
• Terkait Vendor ERP
  • Persiapkan model ERP seperti apakah yang akan digunakan ? (custom made) atau membeli produk ERP yang sudah jadi, akan lebih mudah apabila kita menentukannya dengan check list di atas, dimana kita dapat membandingkan dengan produk lain “Sistem ERP ini dinilai bukan berdasarkan dari banyaknya fitur yang bisa digunakan, melainkan kepada apakah sistem ERP sudah sesuai dengan kebutuhan kita”.
  • Perhatikan layanan dukungan untuk jangka panjang, karena sistem ERP merupakah mesin kontrol raksasa dalam perusahaan yang akan terus berkembang dan memerlukan dukungan maintenance
• Terkait Investasi / Pembiayaan
  • Implementasi ERP merupakan investasi yang cukup besar, pastikan Perusahaan anda mempertimbangkan dalam perencanaan keuangan yang matang
  • Tidak hanya terkait sistem ERP yang digunakan tetapi investasi lain jg perlu diperhatikan antara lain :
    1. Infrastruktur
    2. TIm Support
    3. Pengembangan/Pelatihan SDM

Term Of Reference (TOR)

• Pastikan anda sudah mengetahui batasan-batasan kebutuhan guna mengetahui estimasi waktu yang dibutuhkan dalam implementasi
• Susun dan lengkapi dalam sebuah kerangka acuan kerja agar proses analisis dan perancangan dapat selesai dengan cepat
• Sesuaikan Kebutuhan dengan Anggaran Perusahaan
• Adapun poin-poin penting dalam penyusunan TOR / KAK
  • Latar belakang mengapa diperlukannya ERP
  • Tujuan & Sasaran dengan Adanya ERP
  • Manfaat dari ERP yang disusun
  • Lingkup Pekerjaan / Batasan Masalah
  • Output Pekerjaan
  • Laporan yang dibutuhkan
  • Model ERP yang butuhkan
  • Metode/Cara Pembiayaan
  • Rencana Waktu Pelaksanaan Beserta Bobot & Prioritas
  • Lampirkan dokumen pendukung yang telah dipersiapkan