Sistem ATS adalah alat otomatisasi berupa perangkat lunak yang digunakan oleh departemen HR perusahaan dalam proses rekrutmen perekrut untuk mengumpulkan, menyortir, memindai, dan mengkategorikan CV. Namun ATS juga memiliki kelemahan seperti melewatkan kandidat hebat hanya karena CV mereka tidak sesuai dengan sistem pelacakan. Sebenarnya, bagaimana cara kerja sistem ATS? Berikut ini penjelasan singkatnya.

Baca juga: Ketahui Teknik dan Metode Rekrutmen Karyawan

1. Pengenalan Terhadap Kata Kunci

ATS bekerja dengan mencari kata kunci spesifik yang terkait dengan peran atau posisi yang dibutuhkan. Kata kunci biasanya merujuk pada jenis keterampilan, keahlian, pengalaman, dan pendidikan tertentu. Beberapa sistem ATS menentukan kualitas keterampilan pelamar berdasarkan jumlah suatu istilah muncul atau diulang dalam CV. 

2. Lemah pada Tabel/Diagram

Meski terlihat bagus di mata manusia, CV kandidat yang berisi gambar, bagan, tabel, dan grafik sulit dibaca oleh ATS. ATS membaca informasi kandidat dengan kata kunci dalam bentuk teks. Karena itu, jika ingin menilai portofolio kandidat, lebih baik Anda meminta kandidat untuk menyematkan link portofolio.

3. Membaca Beberapa Jenis File

Sistem ATS hanya dapat membaca beberapa file saja. PDF adalah salah satu jenis yang paling umum digunakan jobseeker, namun ternyata PDF bukanlah jenis file yang paling ramah ATS. Meskipun PDF paling baik untuk menjaga desain dan format dokumen, ini tidak kompatibel untuk semua program ATS. Jenis file yang paling ramah ATS adalah jenis dari Microsoft Word, misalnya .doc, .docx dan .txt. 

4. Membaca CV yang Bersih

CV yang mudah dikenali oleh ATS terdiri dari teks biasa, jelas, dan tidak berisi gambar yang membingungkan sistem pelacakan. CV yang penuh warna dan kreatif tidak bisa terbaca oleh ATS. Ini bisa membuat pelamar terdiskualifikasi sejak proses screening dokumen. Maka dari itu, ketahuilah dengan baik posisi apa yang bisa Anda seleksi menggunakan ATS.

5. Tidak Mengenali Footer/Header

Seringkali ATS tidak dapat mengidentifikasi informasi detail pemohon yang dicantumkan di header atau footer CV. Biasanya ada data seperti nama, nomor telepon, dan alamat email yang diletakkan di bagian tersebut. Beberapa sistem tidak bisa membaca bagian ini sehingga pembacaan CV kurang optimal.

6. Menyimpan Data Secara Terpisah 

ATS bekerja dengan mengumpulkan dan menyimpan informasi pelamar dalam database terpisah. Ketika seseorang melamar pekerjaan, ia harus mengisi form tertentu dan melampirkan CV atau dokumen lain yang diperlukan. ATS mengambil informasi tersebut dan menyimpannya dalam database terpisah. Setelah tersimpan, perusahaan dapat menggunakan ATS untuk mencari kandidat yang memenuhi kriteria posisi.

Demikian penjelasan mengenai cara kerja sistem ATS dalam screening CV. Jika perusahaan Anda membutuhkan sistem rekrutmen yang dilengkapi fitur ATS, Anda bisa menggunakan e-recruitment dari Folarium. Selain ATS, fitur juga dilengkapi oleh assessment maupun psikotes online yang akurat dan tepat.