Teknologi yang dirancang untuk menyederhanakan alur kerja di perusahaan semakin banyak. Salah satunya adalah ERP atau Enterprise Resource Planning. ERP adalah sistem yang lengkap dan terintegrasi, yang mampu mengelola semua aspek bisnis berdasarkan produksi atau penjualan. Namun, ada beberapa faktor yang mempengaruhi harga aplikasi ERP itu sendiri.

Baca juga: 5 Software ERP Terbaik 2023 untuk Perusahaan Anda

Apa Saja Ekspektasi dalam ERP Pricing?

Saat ini, banyak bisnis kecil sampai besar mencari vendor ERP yang memiliki sistem khusus dengan harga terjangkau. Meskipun penerapan ERP pada perusahaan bukan hal yang baru, biaya masih menjadi salah satu kendala utama bagi para pebisnis untuk menerapkannya di perusahaan mereka.

Perusahaan yang mempertimbangkan pembelian sistem ERP, baik untuk pertama kali atau sebagai pengganti suatu sistem, pasti ingin tahu berapa biayanya. Meskipun ada beberapa acuan umum dari harga tersebut, penting untuk mengetahui variasi harga berdasarkan ekspektasi:

• Kesesuaian sistem dengan ukuran dan lokasi bisnis
• Jangkauan aplikasi yang ditawarkan
• Kerumitan proses implementasi
• Seberapa banyak pemasok yang diinginkan perusahaan dan faktor lainnya

Beberapa vendor ERP langsung memberikan price list mereka, namun banyak yang membutuhkan requirement meeting terlebih dahulu. Dan bahkan, harga yang vendor tawarkan masih bisa berubah karena mengikuti kustomisasi keinginan Anda. 

Lebih penting lagi, harga perangkat lunak hanyalah sebagian dari biaya penerapan sistem tersebut. Instalasi, implementasi, konsultasi dan biaya pelatihan pengguna bisa melebihi biaya dari perangkat lunak itu sendiri.

Model Pricing ERP

Untuk penerapan sistem ERP on premise atau tradisional, umumnya pembayaran meliputi:

• Lisensi dari software 
• Hardware untuk implementasi
• System software utility
• Instalasi atau proses pemasangan dan jasa pemasangan
• Pelatihan pengguna
• Konsultan

Secara umum, perusahaan yang ingin menerapkan sistem on premise ini bisa menyiapkan rentang biaya dari $20,000 hingga $750,000 tergantung dari kebutuhan dan skala perusahaan. Sedangkan untuk estimasi waktu implementasi berkisar dari 5-7 tahun.

Untuk penerapan sistem ERP cloud atau yang lebih terkini dan modern, ekspektasi budgeting tidak jauh berbeda. Namun, perbedaan lebih terasa di berjalannya proses karena adanya perbedaan penyimpanan, implementasi, dan kepemilikan. 

Tipe ERP ini biasanya mengandalkan model subscription. Biaya perangkat keras, perangkat lunak, dan pemasangan lebih rendah, tetapi perusahaan masih perlu menganggarkan untuk layanan implementasi dan pelatihan pengguna.

Harga dalam langganan mencakup perangkat keras, lisensi perangkat lunak serta dukungan pemeliharaan berkelanjutan. Dengan kata lain, hampir semua yang diperlukan untuk pemeliharaan sistem sudah ada di dalamnya. 

Faktor yang Mempengaruhi

Harga aplikasi ERP seringkali dipengaruhi oleh beberapa hal berikut ini:

1. Modifikasi Sistem

Sistem ERP yang baik dan sesuai perkembangan zaman adalah sistem dengan fitur kustomisasi. Itu artinya, Anda bisa melakukan modifikasi sistem sesuai kebutuhan perusahaan. Biaya yang dikeluarkan pun bisa mengikuti kemampuan dari perusahaan Anda.

FOLARIUM adalah vendor ERP yang memiliki keunggulan dalam kustomisasi. Perusahaan mungkin memiliki proses kerja yang berbeda, di sisi yang sama, sistem ERP dari Folarium mampu memenuhi seluruh proses kerja perusahaan Anda. 

2. Jumlah Modul

Jumlah modul dan fitur yang dipilih juga menentukan harga ERP. Bisnis dapat memilih modul mana yang akan digunakan dan mana yang tidak. Namun, perusahaan harus memilih dan memastikan bahwa modul yang dipilih dapat diintegrasikan pada fase selanjutnya. 

Untuk pengusaha pemula, modul yang dipilih dapat fokus pada modul penting yang biasanya direkomendasikan oleh konsultan. Modul yang paling dasar seperti modul akuntansi, HR, dan inventaris. 

3. Solusi Lebih Lanjut

Salah satu variabel yang terkadang terlupakan adalah cakupan solusi lebih lanjut yang vendor berikan dalam penawaran atau rekomendasi penerapan sistem. Dalam penawaran, vendor kebanyakan memberikan harga terkait sistem, proses implementasi, dan maintenance. 

Sedangkan, solusi lebih lanjut dari masalah sistem perusahaan Anda termasuk dalam hal yang mempengaruhi harga sistem. Solusi ini bisa mencakup rekomendasi dari konsultan ERP, peningkatan pelatihan pengguna, dan dari sisi lainnya.

4. Pengalaman Vendor

Pengalaman vendor ERP yang Anda pilih menjadi salah satu pertimbangan harga sistem tersebut. Sudah seberapa lama vendor tersebut berdiri dan sudah seberapa luas cakupan klien yang berhasil ditangani. Maka dari itu, sebagai customer, Anda bisa mencari tahu dari review klien vendor sebelumnya, portofolio, dan keahlian menangani customer.

Harga aplikasi ERP bisa dipengaruhi oleh faktor lain yang masih berkaitan. Pembahasan pada artikel di atas mengacu secara umum. Yang pasti, Anda harus bisa menyesuaikan kebutuhan, kelengkapan fitur dari vendor, dan kesesuaian sistem.